Tâches du membre
Documentation-type
Vous êtes libre de la manière de remplir vos obligations dans la mesure où vous répondez à l’ensemble des exigences légales, statutaires et réglementaires. Toutefois afin de vous faciliter la tâche dans l’exécution de vos obligations et travaux administratifs nous mettons à votre disposition divers modèles de documents que vous pouvez télécharger, adapter aux besoins propres de votre bureau et le cas échéant compléter.
Tenue du dossier
L’affilié doit documenter de manière complète et détaillée chacune de ses relations d’affaires et entretenir cette documentation. Il doit mettre régulièrement à jour ces dossiers-IF respectivement dossiers-LBA. Cela concerne les données d’identification des parties au contrat ainsi que des autres personnes impliquées, ainsi que le profil client, le journal des transactions, et tous les autres documents qui sont en permanence soumis à des changements. En présence de relations d’affaires et de transactions présentant un risque accru il doit être procédé en outre à des clarifications approfondies dont les résultats doivent être documentés de manière détaillée.
Afin de vous permettre une tenue du dossier complète et correcte vous avez accès à une documentation-type et vous pouvez télécharger les modèles correspondants. Ceux-ci n’ont pas la prétention d’être exhaustifs et doivent être complétés et/ou modifiés en fonction des circonstances concrètes.
Organisation de l'étude
Chaque membre doit garantir une organisation de son bureau adaptée à l’étendue et au niveau de risque de son activité en tant qu’intermédiaire financier. Cela englobe entre autres l’établissement de directives internes, la participation à une formation de base et à des formations continues, ainsi que l’organisation de formations continues à l’interne et des contrôles internes réguliers des dossiers.
Vous trouvez à cet égard également une documentation-type à télécharger.
Rapport annuel
Tous les avocats et notaires affiliés à l'OAR doivent communiquer par écrit au secrétariat général, au plus tard le 31 janvier de chaque année, le nombre de dossiers FI qu'ils ont traités au 31 décembre de l'année précédente et fournir des informations complémentaires. Veuillez respecter cette date afin d'éviter des sanctions potentiellement sévères en cas de manquement à ces obligations.
Nous n'envoyons pas d'accusé de réception après réception des rapports annuels. Si nous avons des questions complémentaires, nous vous contacterons directement.
Liste des pays à risque
Pour déterminer la classification des risques d'un affilié de l'OAR FSA/FSN, l'OAR FSA/FSN considère également les juridictions impliquées dans l'activité de l'affilié relevant de la LBA. L'OAR FSA/FSN considère, sur la base des évaluations des organes Financial Action Task Force, Basel Institute on Governance et sur la base de ses propres évaluations, les juridictions suivantes comme des pays à risque :
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toutes les juridictions de la "liste noire" de la Financial Action Task Force, dans sa version actuelle: https://www.fatf-gafi.org/en/countries/black-and-grey-lists.html, et
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toutes les juridictions de la "liste grise" de la Financial Action Task Force, dans sa version actuelle: https://www.fatf-gafi.org/en/countries/black-and-grey-lists.html, et
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toutes les jurisdictions selon du Basel Index, dans sa version actuelle, avec un score de risque de 5.00 ou plus: https://baselgovernance.org/sites/default/files/2023-11/Basel%20AML%20Index%202023%2012th%20Edition.pdf, et
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la Russie.
En ce qui concerne les membres, les juridictions selon les chiffres 1-4 sont considérées comme standard selon la note 1 du modèle du document 09 : "Directives internes LBA du cabinet".
De même, les juridictions selon les chiffres 1 à 4 sont considérées pour le membre comme standard minimal pour l'évaluation des risques par pays de la clientèle concernée par la LBA. Le membre peut continuer à s'écarter de cette norme minimale, mais doit justifier par écrit les suppressions de juridictions. Il n'est pas possible de s'écarter de la "liste noire" et de la "liste grise" dans la mesure où Financial Action Task Force appelle à une vigilance augmentée.
La mention de juridictions à risque supplémentaires ne doit pas être justifiée par écrit.