Documenti modello
Il modo in cui vengono messi in atti i compiti dell’intermediario finanziario è a scelta di quest’ultimo, purché rispetti tutte le esigenze legali, statutarie e regolamentari. Per facilitare il disbrigo del lavoro amministrativo e degli obblighi, l’OAD mette a disposizione una serie di documenti modello che possono essere scaricati e che possono essere utilizzati e completati in base alle singole esigenze.
Gestione degli incarti
L’intermediario finanziario deve allestire e conservare per ogni incarto che gestisce una documentazione completa ed esatta. Egli deve mantenere aggiornati gli incarti cosiddetti IF rispettivamente LRD. Quest’obbligo concerne i dati di identificazione della controparte e delle altre parti coinvolte così come il profilo del cliente, il giornale delle transazioni e tutta la ulteriore documentazione soggetta a continue modifiche. In caso di relazioni di affari o di transazioni che presentano un rischio superiore, devono essere effettuati chiarimenti approfonditi e l’esito di tali chiarimenti deve essere dettagliatamente documentato.
Per la corretta e completa gestione degli incarti ha la possibilità di utilizzare e scaricare i documenti modello. Tali modelli non hanno valenza di completezza e a seconda delle circostanze del caso necessitano di essere completati o adeguati.
Organizzazione dello studio
Ogni socio deve garantire un’organizzazione all’interno del suo studio tale da assicurare che vengano osservate le pertinenti disposizioni e che sia proporzionata alle circostanze e al rischio. Ciò comprende segnatamente la redazione di direttive interne, la partecipazione a corsi di formazione di base e di formazione continua come pure l’organizzazione di corsi interni e il regolare controllo interno degli incarti.
A tale riguardo trova un documento modello che può essere scaricato.
Rapporto annuale
Tutti gli avvocati e i notai affiliati all'OAD devono comunicare per iscritto al Segretariato generale, entro e non oltre il 31 gennaio di ogni anno, l'elenco dei dossier FI da loro gestiti al 31 dicembre dell'anno precedente e fornire ulteriori informazioni. Si prega di rispettare tale termine per evitare sanzioni potenzialmente severe per violazione degli obblighi in materia.
Dopo aver ricevuto le relazioni annuali, non inviamo alcuna conferma di ricezione. Qualora avessimo ulteriori domande, vi contatteremo direttamente.
Elenco dei paesi a rischio
Per determinare la classificazione di rischio di un membro dell'OAD FSA/FSN, l'OAD FSA/FSN considera anche le giurisdizioni coinvolte nelle attività rilevanti ai fini della LRD del membro. Sulla base delle valutazioni del Gruppo d'azione finanziaria, dell'Istituto di Basilea sulla governance e delle proprie valutazioni, l'OAD SAV/SNV considera a rischio le seguenti giurisdizioni:
1. tutte le giurisdizioni presenti nella "lista nera" del la Financial Action Task Force, nella sua versione attuale: https://www.fatf-gafi.org/content/fatf-gafi/en/publications/High-risk-and-other-monitored-jurisdictions/Call-for-action-october-2024.html, e
2. tutte le giurisdizioni della "lista grigia" del la Financial Action Task Force, nella sua versione attuale: https://www.fatf-gafi.org/content/fatf-gafi/en/publications/High-risk-and-other-monitored-jurisdictions/increased-monitoring-october-2024.html, e
3. tutte le giurisdizioni secondo il Basel AML Index, nella sua versione attuale, con un punteggio di rischio pari o superiore a 5.00: https://baselgovernance.org/sites/default/files/2023-11/Basel%20AML%20Index%202023%2012th%20Edition.pdf, e
4. Russia.
Per quanto riguarda i membri, le giurisdizioni di cui ai punti da 1 a 4 sono considerate lo standard in base all'FN 1 del modello del documento 09: "Linee guida interne antiriciclaggio dello studio legale".
Allo stesso modo, le giurisdizioni di cui ai punti 1-4 si applicano al membro come standard minimo per la valutazione del rischio paese della clientela rilevante ai fini della LRD. Il membro può continuare a discostarsi da questo standard minimo, ma deve giustificare per iscritto qualsiasi cancellazione di giurisdizioni. Non è possibile derogare alla "lista nera" e alla "lista grigia" nella misura in cui la Financial Action Task Force richiede una maggiore diligenza.
L'inserimento di giurisdizioni a rischio aggiuntivo non deve essere giustificato per iscritto.