Tâches du conseiller
Documentation-type
Vous êtes libre de la manière de remplir vos obligations en tant que conseiller, dans la mesure où vous répondez à l'ensemble des exigences légales, statutaires et réglementaires. Toutefois, afin de vous faciliter l'exécution de vos obligations et de vos tâches administratives, nous mettons à votre disposition divers modèles de documents que vous pouvez télécharger, adapter aux besoins propres de votre activité et, le cas échéant, compléter.
Tenue du dossier
Le conseiller doit constituer et tenir, pour chacune des relations d'affaires qu'il gère, une documentation conforme aux exigences. Il doit maintenir en permanence à jour les dossiers LBA. Cela concerne les données d'identification de la partie contractante, les informations relatives à l'ayant droit économique ainsi que, le cas échéant, d'autres informations, de même que tous les autres documents faisant l'objet de modifications régulières. En présence de relations d'affaires et de transactions présentant un risque accru, des clarifications approfondies doivent en outre être effectuées et leurs résultats documentés de manière détaillée.
Afin de vous permettre une tenue du dossier complète et correcte, vous pouvez accéder à une documentation-type et télécharger les modèles correspondants. Ceux-ci n'ont pas la prétention d'être exhaustifs et doivent être complétés et/ou adaptés en fonction des circonstances concrètes.
Organisation de l'étude
Chaque membre doit garantir une organisation de son étude adaptée à l'étendue et au niveau de risque de son activité de conseiller. Cela englobe notamment l'établissement de directives internes, la participation à des formations de base et à des formations continues, ainsi que l'organisation de formations continues à l'interne et de contrôles internes réguliers des dossiers, en particulier pour les auxiliaires.
Vous trouverez également une documentation-type à télécharger concernant l'organisation.
Rapport annuel
Tous les avocats et notaires affiliés à l'OAR doivent communiquer par écrit au secrétariat général, au plus tard le 31 janvier de chaque année, le nombre de dossiers LBA qu'ils ont traités au 31 décembre de l'année précédente et fournir des informations complémentaires.
Vous soumettez le rapport annuel directement via le portail de l'OAR. Si nous avons des questions complémentaires, nous prendrons directement contact avec vous.
Liste des pays à risque
Pour déterminer la classification des risques d'un affilié de l'OAR FSA/FSN, l'OAR FSA/FSN considère également les juridictions impliquées dans l'activité de l'affilié relevant de la LBA. L'OAR FSA/FSN considère, sur la base des évaluations des organes Financial Action Task Force, Basel Institute on Governance et sur la base de ses propres évaluations, les juridictions suivantes comme des pays à risque :
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toutes les juridictions de la "liste noire" de la Financial Action Task Force, dans sa version actuelle: https://www.fatf-gafi.org/en/countries/black-and-grey-lists.html, et
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toutes les juridictions de la "liste grise" de la Financial Action Task Force, dans sa version actuelle: https://www.fatf-gafi.org/en/countries/black-and-grey-lists.html, et
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toutes les jurisdictions selon du Basel Index, dans sa version actuelle, avec un score de risque de 5.00 ou plus: https://baselgovernance.org/sites/default/files/2023-11/Basel%20AML%20Index%202023%2012th%20Edition.pdf, et
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la Russie.
En ce qui concerne les membres, les juridictions selon les chiffres 1-4 sont considérées comme standard selon la note 1 du modèle du document 09 : "Directives internes LBA du cabinet".
De même, les juridictions selon les chiffres 1 à 4 sont considérées pour le membre comme standard minimal pour l'évaluation des risques par pays de la clientèle concernée par la LBA. Le membre peut continuer à s'écarter de cette norme minimale, mais doit justifier par écrit les suppressions de juridictions. Il n'est pas possible de s'écarter de la "liste noire" et de la "liste grise" dans la mesure où Financial Action Task Force appelle à une vigilance augmentée.
La mention de juridictions à risque supplémentaires ne doit pas être justifiée par écrit.